Zasebnost in varstvo osebnih podatkov

To poglavje vsebuje informacije o obdelavi in varstvu osebnih podatkov za posameznike, ki so vključeni v naše humanitarne in socialnovarstvene dejavnosti, kot so prejemniki denarne ali druge materialne pomoči, udeleženci svetovanj, udeleženci letovanj in drugih humanitarnih dejavnosti kot tudi za posameznike, ki se v takšne dejavnosti prijavijo ali nam pošljejo prošnjo za udeležbo v njih ali prošnjo za kakršno koli obliko pomoči.

Splošno o obdelavi vaših osebnih podatkov in namenu obdelave
Vaše osebne podatke, ki nam jih osebno razkrijete, ali ki nam jih posredujete na prijavah na naše dejavnosti, v prošnjah, potrdilih in drugih dokumentih, uporabljamo za izvajanje naših storitev do vas ali za uveljavljanje svojih pravic do vas (npr. da lahko organiziramo letovanje, da vam lahko nudimo denarno ali materialno pomoč ali svetovanje). Vaše osebne podatke lahko obdelujemo že na podlagi tega, da ste se k nam obrnili s vlogo ali prošnjo za pomoč ali kako drugače stopili z nami v stik in izrazili zanimanje za naše storitve ali vključitev v humanitarno in socialnovarstveno dejavnost. Podlaga za to je medsebojno pogodbeno razmerje, ki se vzpostavi z vašo vključitvijo v našo humanitarno in socialnovarstveno dejavnost oziroma vaša prošnja ali vloga, ki jo razumemo kot zahtevo za vzpostavitev takšnega razmerja. Podlaga za obdelavo vaših posebnih osebnih podatkov (npr. podatkov o zdravstvenem stanju) je obdelava v okviru zakonitih dejavnosti združenj in neprofitnih teles za svoje uporabnike.

Del vaših osebnih podatkov lahko v anonimizirani obliki uporabljamo za lastne statistične in analitične potrebe (da lahko spremljamo socialne razmere, da lahko načrtujemo naše dejavnosti) ali da z njimi seznanjamo državne organe, financerje ali javnost. Pri obdelavi ne uporabljamo avtomatiziranega sprejemanja odločitev ali profiliranja.

Če nam boste poleg osebnih podatkov, ki jih nujno potrebujemo za izvajanje socialnovarstvene dejavnosti, posredovali tudi druge osebne podatke (npr. EMŠO, podatke na odločbah državnih organov), bomo šteli, da s tem soglašate tudi z obdelavo teh osebnih podatkov za namen, kot je bil izražen ob njihovem posredovanju. Takšno soglasje lahko kadarkoli prekličete.

Posredovanje vaših osebnih podatkov tretjim osebam (uporabnikom)
Vaših osebnih podatkov ne posredujemo ali razkrivamo tretjim osebam, razen v sledečih primerih:

1. Če od nas to zahteva zakon (npr. če nas k temu na podlagi zakona pozove sodišče ali drugi državni organi);
2. Če moramo vaše osebne podatke razkriti financerju naše humanitarne in socialnovarstvene dejavnosti (npr. občini ali Fundaciji za financiranje invalidskih in humanitarnih organizacij) v okviru nadzora nad porabo javnih sredstev. Podlaga za takšno posredovanje je naš zakoniti interes, saj drugače ne moremo izpolniti pogodbenih obveznosti do financerjev, kar je pogoj, da prejmemo sredstva za izvajanje naših dejavnosti.

Del vaših osebnih podatkov lahko posredujemo tretjim osebam, če je to potrebno za izpolnitev naših obveznosti do vas in če se boste s tem strinjali (npr. če se bomo v okviru svetovanja dogovorili, da določene vaše osebne podatke posredujemo Centru za socialno delo). Katere so te tretje osebe je odvisno od vaše individualne potrebe in od dogovora z vami in jih vnaprej ne moremo opredeliti.

Na vašo zahtevo vam lahko posredujemo dodatne informacije ali humanitarno in socialnovarstveno dejavnost, v katero ste vključeni, financira kakšna tretja oseba, ki lahko vpogleda v vaše osebne podatke in v katere vaše osebne podatke lahko vpogleda.

Vaše osebne podatke lahko v našem imenu obdelujejo tudi osebe, s katerimi poslovno sodelujemo (npr. zunanji računalniški servis) ali ki nam nudijo podporne ali komunikacijske storitve (npr. ponudniki internetnih storitev, zunanje pravne službe, revizijske službe, dostavne službe). Nadalje jih lahko obdelujejo naši delavci zaradi narave svojega dela (npr. vodja programov) ali naša telesa in organi v okviru svojih pristojnosti (npr. kolegij predsednika, generalni tajnik).

Vaših osebnih podatkov ne posredujemo v tretjo državo ali mednarodno organizacijo.

Rok hrambe osebnih podatkov
Vaše osebne podatke, ki nam jih osebno razkrijete ali posredujete, hranimo ves čas vaše vključitve v humanitarno in socialnovarstveno dejavnost in še šest let po tem, kar je do poteka zastaralnih rokov za sprožitev pravnih sredstev iz ali v zvezi z izvajanjem humanitarne in socialnovarstvene dejavnosti. Ne glede na to, se ti podatki hranijo tri leta, če se v humanitarno in socialnovarstveno dejavnosti kljub izraženem interesu niste vključili, ker smo vas pozvali k dopolnitvi vloge ali prošnje, a tega niste storili. Takšna hramba temelji na našem zakonitem interesu, saj lahko zgolj tako uveljavljamo svoje pravice ali se ubranimo pravnih zahtevkov.

Vaše osnovne osebne podatke (ime, priimek, naslov bivališča, letnica rojstva) in podatek o humanitarni in socialnovarstveni dejavnosti, v katero ste bili vključeni, hranimo ves čas vaše vključitve v humanitarno in socialnovarstveno dejavnost in še deset let po tem kot dokumentarni arhiv in poslovno dokumentacijo. Takšna hramba temelji na našem zakonitem interesu, saj lahko zgolj tako zagotavljamo arhiv poslovanja o naši dejavnosti.

Če ste vključeni v humanitarno in socialnovarstveno dejavnost, kjer je za izvedbo pomemba vaša socialna slika (npr. če zaprošate za denarno ali materialno pomoč, za svetovanje, če gre za dejavnost, kjer se presoja vaše premoženjsko stanje), hranimo osnovne podatke o vaši socialni sliki, ki smo jih prejeli od vas, ves čas vaše vključitve v humanitarno in socialnovarstveno dejavnost in še deset let po tem (od tega prvih šest let iz razloga, ker so v tem obdobju še možna pravna sredstva iz ali v zvezi z izvajanjem humanitarne in socialnovarstvene dejavnosti, kot pojasnjeno zgoraj, preostalo obdobje pa kot naš dokumentarni arhiv in poslovno dokumentacijo o našem delovanju). Podatki o vaši socialni sliki so predvsem: ime, priimek, naslov bivališča, letnik rojstva, tip družine (npr. popolna, enostarševska, samska oseba, stanovanjska ali podobna skupnost, partnerska skupnost), število otrok in drugih članov družine, imena in priimki drugih članov družine, socialni status članov družine (npr. zaposlen, brezposeln, prejemnik denarne socialne pomoči, upokojenec, brezdomec, migrant), podatki o dohodkih družine uporabnika, podatki o premoženju družine, stanovanjske razmere (npr. lastni prostori, najemnik, živi pri sorodnikih, itd.), podatek ali ste v humanitarno in socialnovarstveno dejavnost vključeni kot posameznik v starosti 18 do 65 let, kot posameznik starejši od 65 let, ali je vključena celotna vaša družina, podatek ali ste invalid, tujec, migrant, kontaktni telefon, kontaktni naslov el. pošte. Takšna hramba temelji na našem zakonitem interesu, saj lahko zgolj tako zagotavljamo arhiv poslovanja o naši dejavnosti.

Če ste vključeni v humanitarno in socialnovarstveno dejavnost, v okviru katere prejmete javna sredstva ob naravnih nesrečah (npr. poplave, neurja), hranimo vaše osebne podatke 15 let od izplačila javnih sredstev (od tega prvih šest let iz razloga, ker so v tem obdobju še možna pravna sredstva iz ali v zvezi z izvajanjem humanitarne in socialnovarstvene dejavnosti, preostalo obdobje pa kot naš dokumentarni arhiv in poslovno dokumentacijo o našem delovanju in o porabi javnih sredstev). Takšna hramba temelji na našem zakonitem interesu, saj lahko zgolj tako zagotavljamo arhiv poslovanja o naši dejavnosti in podatke o zakoniti porabi javnih sredstev.

Vaši osebni podatki, ki so vključeni v računovodsko dokumentacijo, se hranijo v skladu z zakonom, ki določa hrambo tovrstne dokumentacije.

Na podlagi odločitve pristojnega arhiva se lahko vaši osebni podatki hranijo tudi trajno, če so del dokumentarnega gradiva, ki se nanaša na naše delovanje v javnem interesu in je zato hramba obvezna na podlagi zakona.

Pojasnilo o vaših pravicah glede obdelave osebnih podatkov in dodatne informacije
Imate pravico do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, njihovim popravkom ter v primeru pogojev, določenih z veljavnimi predpisi, tudi pravico do izbrisa, do omejitve obdelave podatkov in do njihove prenosljivosti. Kadar obdelava vaših osebnih podatkov temelji na našem zakonitem interesu, nam lahko pošljete ugovor, če menite da vaš interes, upoštevajoč vaš konkreten položaj, prevlada nad našim interesom in bomo vašo situacijo obravnavali individualno. Več o vaših pravicah si lahko preberete v 7. poglavju.

Imate pravico do vložitve pritožbe glede obdelave vaših osebnih podatkov pri Informacijskem pooblaščencu, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, Slovenija (spletna stran: www.ip-rs.si).

Za dodatne informacije o obdelavi ali varstvu vaših osebnih podatkov nas kontaktirajte. Kontaktni podatki so na voljo na dnu te strani.